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faq permanence téléphonique

FAQ - Questions posées
par les Professionnels de Santé
sur le Télésecrétariat médical

 

Télésecrétariat, Permanence téléphonique où Secrétariat téléphonique, c'est la même chose! Comment fonctionne ces services ?

 

A propos du service de permanence telephonique Accueilpro

  • Pourquoi ces horaires d’ouverture ?
  • Y'a t-il un engagement ?
  • Comment démarrer une période d'essai de 30 jours? et/ou démarrer le service sans essai ?
  • Comment s'organise la gestion du temps d'attente ?
  • Que vais je payer en plus de mon forfait ?
  • Dans quel délai le service Accueilpro peut être opérationnel pour la gestion de mon secrétariat téléphonique ?
  • Je souhaite utiliser Accueilpro ponctuellement, comment cela se passe t-il ?


    A propos de nos engagements en matière de qualité de service

  • Quelle est notre méthodologie d'analyse et de gestion du temps d'attente ?
  • Comment gérons nous les appels entrants que nous n'avons pas décroché ?
  • Est-il possible de disposer d'un rapport d'activité détaillé associé notamment à une facture en particulier ?

  • A propos de la politique de prix Accueilpro

  • Quelles sont vos garanties en matière de stabilité des prix ?


    A propos de la facturation Accueilpro

  • Comment Accueilpro facture le traitement des appels ?
  • Quelles tâches sont facturées en dehors/au delà du forfait ?
  • Est-il possible d'utiliser le service Accueilpro seulement quelques semaines dans l'année ?
  • Quels sont les modes de réglement possible ?
  • Comment puis je accéder à ma facturation notamment pour des raisons comptables ?


    A propos de l'agenda partagé

  • Je veux travailler avec Accueilpro mais conserver mon gestionnaire d'agenda actuel !
  • Le gestionnaire d'agenda partagé Agendapro est-il payant en plus du service de télésecrétariat Accueilpro ?
  • Quels sont vos engagements en matière de protection de mes données et de recouvrement en cas de panne ?
  • Comment accéder à mes données en cas de dysfonctionnement de ma connexion internet ?
  • Suis-je obligé(e) de passer par votre bureau si je souhaite modifier l'interface de mon agenda ? cela ponctuellement et/ou structurellement ?
  • Le gestionnaire d'Agenda partagé est-il compatible sous MAC ?
  • Le Gestionnaire d'Agenda est-il complexe à utiliser ?
  • L'agenda partagé est-il sécurisé ?


    A propos du transfert d'appel

  • Y'a t-il un surcoût lié au transfert vers une numéro autre que mon numéro en 01, 02, 03, 04, 05 ?
  • Comment activer le transfert d'appel ?

  • A propos de l'équipe de télésecrétaires

  • L'Equipe d'Accueilpro sera t'elle compétente pour appréhender les spécificités de mon activité ?
  • Quels sont vos critères de recrutement ?
    Je souhaite dédier un petit nombre d'intervenants à la gestion de mon secrétariat téléphonique parceque cela répond à une attente de ma clientèle/patientèle qui éprouvera des difficultés si chaque appel est traité par un interlocuteur différent (à la façon d'un gros centre d'appel)


    A propos de la suspension/résiliation du service Accueilpro

  • Je souhaite suspendre temporairement mon utilisation du service Accueilpro (fermeture annuelle de mon entreprise/cabinet médical), comment procéder ?
  • Y'a t-il un préavis en cas de résiliation ?
  • Puis je cesser ponctuellement d'utiliser le service ?

     


     

     

    Plus de 60H de secrétariat téléphonique hebdomadaire, toute l'année en dehors des jours fériés !

    Du lundi au vendredi de 7H30 à 19H, le samedi de 8H à 12H

    Notre Télésecrétariat analyse quotidiennement depuis bientôt dix ans ses flux d’appels en fonction du volume de transfert client, des habitudes des correspondants et a arrêté la configuration de ses horaires d’ouverture pour répondre à une demande toute simple:

    Une équipe de Télésecrétaires qui s’adapte rapidement à vos besoins.

    extension horaire
    Vous souhaitez une extension des horaires d'ouverture pour répondre à vos besoins particuliers d'accueil téléphonique ?

    Contactez notre service commercial dés à présent !

     

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    Dans quel délai le service Accueilpro peut être opérationnel pour la gestion de mon secrétariat téléphonique ?

    Dés réception de votre cahier des charges dúment renseigné, nous procédons sous 48h/72h à :
    - La construction de votre/vos compte(s) agenda sur mesure,
    - formons notre équipe à la gestion de votre secrétariat téléphonique,
    - vous communiquons les accès agenda pour validation de la construction et prévoyons si besoin un entretien téléphonique rapide de formation à l'utilisation.

    (Le courriel contenant les identifiants d'accès comprend également le numéro SDA sur lequel vous devrez transférer vos appels entrants.) Notre service est opérationnel au plus tard 72h à réception du cahier des charges. Notez qu'aucune période d'essai n'est démarrée durant vos congés afin d'éviter tout problème de qualité les premiers jours d'éxécution du service de télésecrétariat Accueilpro

     

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    Liberté totale !

    Le Service de Secrétariat téléphonique médical Accueilpro est disponible sans engagement et sans préavis !

    Vous pouvez décider de supprimer le service de Secrétariat téléphonique à tout moment. Nous nous engageons à conserver actifs vos accès agenda durant une période de 30 jours afin de vous permettre de transférer vos données informatiques vers votre nouvel applicatif d'agenda partagé.

     

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    Un déploiement rapide de votre télésecrétariat Accueilpro

    1ère étape:

    Vous recevez par courriel un cahier des charges ainsi que le contrat de service de Secrétariat téléphonique Accueilpro à nous retourner complété par tout moyen à votre convenance.

    Ce document nous permet de construire (a réception) votre compte agenda sur mesure selon vos consignes et de former notre équipe de Télésecrétaires médicales à la gestion de votre arbre décisionnel c'est à dire à la manière dont vous souhaitez que nous assumions les demandes qui rentrent dans un cadre habituel.

    2ème étape:

    Nous prévoyons une formation rapide à l'utilisation de l'outil d'agenda afin de vous permettre de l'exploiter dans les meilleurs conditions. Nous développons cet outil et l'avons voulu simple et rapide d'utilisation. Par conséquent, un entretien de 15 minutes suffît largement pour sa prise en main.

    Dernière étape:

    Nous vous communiquons le numéro SDA sur lequel transférer ponctuellement et/ou en permanence votre ligne téléphonique dans les 61h30 d'ouverture de notre secrétariat téléphonique. Nous convenons d'une date pour le départ de la gestion externalisée de votre secrétariat par notre équipe.

    Délai habituel constaté pour le déploiement de notre service, 1 semaine (Possible sous 24h en cas de projet de Secrétariat téléphonique URGENT)

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    Service de Secrétariat téléphonique médical disponible partout en France sans aucun surcoût lié au transfert !

    Non, L'opérateur historique applique depuis le 1er Juillet 2009 une tarification égale pour les appels locaux et nationaux. (contrats pro). Il en est de même pour les opérateurs tiers en majoratité (voir votre opérateur).

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    Gestion du transfert d'appel

    Il est possible d'activer le transfert d'appel vers le Secrétariat téléphonique Accueilpro de trois manières basiques
    (Fonctionne depuis une ligne analogique seulement, voir votre intégrateur si vous utilisez un standard telecom):

    1. Activation manuelle depuis votre poste téléphonique

    Décrochez votre combiné, saisissez la commande suivante: *21*LENUMEROSDAATTRIBUE#

    Attendez la confirmation d'activation de l'opératrice, raccrochez.

    2. Désactivation manuelle

    Décrochez votre combiné, saisissez la commande suivante: #21#

    Attendez la confirmation d'activation de l'opératrice, raccrochez.

    Vous pouvez également gérer votre transfert depuis le 3000 de France Telecom (pourvu que vous ayiez souscrit votre ligne chez cet opérateur). Le 3000 qui doit être configuré une première fois depuis la ligne en transfert (Généralement votre ligne pages jaunes) vous permet d'activer un transfert en dehors de votre bureau/cabinet depuis une simple ligne telecom grâce au service du 3000.

    Vous pouvez également gérer votre transfert depuis l'espace client France Telecom.

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    Je souhaite utiliser Accueilpro ponctuellement, comment cela se passe t-il ?

    Le Service Accueilpro vous est proposé avec un forfait de base de 179€ HTM/214€ TTCM comprenant 300 appels entrants (fonctionne comme un forfait internet haut débit par exemple). Vous réglez donc chaque mois ce minimum forfaitaire.

    Notre service de Secrétariat téléphonique médical est souscrit sans aucune période minimal d'utilisation au delà de la période d'essai. Le service de Télésecrétariat Accueilpro peut être résilié sur simple demande sans aucun préavis.

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    Méthodologie d'analyse et de gestion du temps d'attente à l'accueil téléphonique

    Notre Télésecrétariat médical analyse rigoureusement ses flux d'appels et organise la présence de son équipe ainsi que ses capacités techniques (analyse trimestrielle) afin de garantir le traitement de votre secrétariat téléphonique dans les conditions de son engagement contractuel de moyen:

    Accueilpro est une des seules sociétés de permanence téléphonique qui communique de manière transparente sur sa gestion du temps d'attente.

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    Le gestionnaire d'agenda partagé Agendapro est-il payant en plus du service de télésecrétariat Accueilpro ?

    Non, l'application d'Agenda partagée quel que soit le nombre de comptes est incluse dans votre abonnement au service Accueilpro

     

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    Comment accéder à mes données en cas de dysfonctionnement de ma connexion internet ?

    Accueilpro vous communique les données qui vous intéressent par fax ou téléphone durant toute la durée de la panne, cela sans aucune plus value au coút final du service. Le service de notification SMS Accueilpro reste actif.

     

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    Quelles sont vos garanties en matière de stabilité des prix du service de Secrétariat téléphonique ?

    Conformément à notre culture commerciale et conditions générales de service, nous nous engageons à maintenir nos prix parmi les plus attractifs du marché de la permanence téléphonique avec une remise moyenne constatée le 19/08/2010 (analyse faite en comparaison avec les sociétés qui communiquent leur prix) de 25% à 100%.

    En cas d'augmentation du tarif Accueilpro, nous nous engageons à communiquer quatre mois avant son application et vous dégageons de tout préavis dans le cas où vous ne souhaitez pas poursuivre l'exécution du service avec les nouvelles conditions commerciales.

     

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    Suis-je obligé(e) de passer par votre service si je souhaite modifier l'interface de mon planning, ponctuellement et/ou structurellement ?

    Pas nécessairement mais notre équipe reste à votre disposition 61h30 par semaine pour tout support à l'utilisation et/ou technique. Le Service est inclus dans votre abonnement au service Accueilpro/Agendapro

     

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    Avec quel navigateur internet Agendapro est-il compatible ?

    Notre application d'agenda partagé est pleinement compatible avec l'ensemble des navigateurs internet à l'exception des navigateurs Internet Explorer (version antérieure à 8.0 incluse) et Netscape.

    Notre support n'est pas assuré et le bon fonctionnement de l'application non garanti si vous décidez d'utiliser ces navigateurs.

    Nous pouvons vous assister gratuitement dans la migration vers un navigateur gratuit et compatible voire réaliser la migration gratuitement pour votre compte grace à notre service de prise en main à distance.

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    Quels sont les modes de règlement possibles ?

    Le service de Secrétariat téléphonique médical Accueilpro peut être souscrit et réglé par la voie du prélèvement automatique et/ou par virement administratifs pour les organismes publics.

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    Comment puis je accéder à ma facturation notamment en cas de besoin comptable ?

    Vous disposez d'un historique de vos factures du service de Télésecrétariat médical dans la rubrique "Facturation/ Mes factures" de votre espace client.

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    Comment gérez vous les appels entrants que vous n'avez pas décroché ?

    Accueilpro assume en toute transparence de ne peut pouvoir traiter 100% des appels entrants qui lui sont confiés et procède au rappel sans plus value des appels considérés comme non aboutis dans les minutes qui suivent le raccroché. L'opération est neutre financièrement pour le cabinet avec la clé un taux d'appel traités de 99,99% au meilleur rapport qualité prix, la satisfaction des patients de voir l'activité à l'accueil réellement suivi. Notre priorité reste bien entendu de décrocher près de 100% des appels dés leur arrivée au secr étariat téléphonique. Retenez cependant que cet engagement ne peut être tenu que dans le cas où le correspondant a présenté son numéro de mobile, fixe (les rappels ne sont pas réalisés si le numéro est un numéro non situé en France Métropolitaine et/ou en cas de masquage du numéro)

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    L'Agenda partagé Agendapro est-il compatible sous MAC ?

    Oui, en réalité Agendapro fonctionne comme un site internet sécurisé. Les problèmes de compatibilité se posent plutôt du côté du navigateur WEB que vous exploitez. Notre équipe vous supporte gratuitement et facilement pour auditer votre configuration et vous proposez des solutions gratuites compatibles.

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    Est-il possible de disposer d'un rapport d'activité détaillé ? associé notamment à une période de facture en particulier ?

    Vous disposez d'un rapport en temps réel directement dans votre espace client Accueilpro et qui reprend notamment le nombre d'appels traités chaque jour pour votre compte, le temps d'attente par appel, vos temps d'attente génér. Le détail des communications facturées peut également être fournie sur demande (moyennant délai de traitement). Ce rapport peut être comparé avec votre facture de transfert opérateur encore une fois par soucis de transparence. Exemple ci-dessous :

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    Puis je utiliser ponctuellement le service et/ou cesser d'utiliser ponctuellement le service de Secrétariat téléphonique Accueilpro ?

    Le Service Accueilpro vous est proposé avec un forfait de base de 179€ HTM/214.8€ TTCM comprenant 300 appels entrants.

    Vous réglez cet abonnement de base dés lors que le service est utilisé un mois M cependant notre contrat est disponible sans engagement de terme ni préavis et peut être mis en pause dés que vous le souhaitez.

    Nous conservons vos données dans Agendapro jusqu'à six mois sans utilisation du service de Permanence téléphonique. L'équipe reste mobilisée, vous pouvez réactiver le service quand vous le souhaitez !

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